ビジネスにおける留守電メッセージの残し方とポイント
先方に電話をかけてもタイミングが合わず、留守番電話（留守電）につながってしまうことも少なくありません。
留守番電話につながった時に慌ててしまい、うまくメッセージを残すことができないと、不審に思われてしまうかもしれません。
そこで今回は、ビジネスでの留守電の残し方の基本や、メッセージをうまく伝えるためのポイントなどをご紹介していきます。
目次 [非表示]
１．メッセージの残し方の基本
留守電につながった時、メッセージを残すか、残さないかで悩む人も多いと思いますが、ビジネスではメッセージを残すことがマナーです。
電話で直接話すよりも、少しゆっくりと大きな声で残すことが留守電のポイントです。
万が一、慌ててしまい言葉が出てこなかったとしても、「〇〇(社名)の××です。また改めてご連絡いたします。」など、最低でも一言はメッセージとして残しましょう。
また、メッセージでは用件を端的に伝える必要があるため、いくつかパターンを用意しておくと慌てることも少なくなります。
よく使われるものには、次のようなものがありますので、参考にしてみてください。
・先ほど頂いたお電話の件
・メールの件
・お打ち合わせの件
・(メールなどの)件名の件
など
基本的にはかけ直すことがマナーですが、重要度によっては折り返しを求めるなど、状況に合わせて使い分けましょう。
２．留守電をしっかり伝える３つのポイント
ここからは、メッセージをうまく伝えるためのポイントを3つご紹介します。
・用件は端的に伝える
・雑音・騒音の中でメッセージを残さない
・次に連絡するタイミングは用件の重要度で判断する
用件は端的に伝える
まずメッセージを残す時は、用件を端的に伝えることが鉄則です。
録音できる時間は20～30秒が一般的ですが、用件を端的にし、10秒前後を目処にメッセージを残すようにしましょう。
要件がまとまっているとその後の電話もスムーズに進められるため、慣れないうちは用件をまとめたメモを用意しておくと安心です。
まとめ方は、メールの件名を参考にすると簡単だと思います。
メールの件名と同じように「〇〇の件でご相談があります。」と伝えることで、詳細な内容に触れずとも、先方が電話の中身をイメージでき、その後の動きも決めやすくなります。
雑音・騒音の中でメッセージを残さない
留守電に限った話ではありませんが、雑音や騒音がある中で電話することはマナー違反です。
周りの音にかき消されて留守電の内容が聞き取れないことも少なくありませんし、万が一聞き取れたとしても先方には不快感が残ります。
そのため、雑音や騒音のある場所では電話そのものを避けるようにしましょう。
ただ、先方から緊急で折り返しを求められた場合は、多少騒音があったとしても電話をかけるケースもあります。その際は、「騒がしくて申し訳ございません。」など、一言添えるように心がけてください。
次に連絡するタイミングは用件の重要度で判断する
先方にかける電話は、留守電になった電話も含め1日2回に留めることが基本ですが、緊急度が高ければそれ以上の回数でも構いません。
また、当日中に解決しなければならない緊急の要件であれば、急いでいる理由を伝えた上で折り返しの電話を促すようにしましょう。折り返しの電話を依頼しないことが一般的なマナーですので、依頼する場合はその理由を伝えることも忘れないようにしてください。
2回かけてもつながらない場合は、翌日連絡することを留守電に残し、メールで詳細を送ることが基本的な対応方法です。
３．困ったときの留守電の残し方
最後に、留守電を残すときに困りやすい内容をご紹介します。
途中で録音が終わった場合
録音時間内にメッセージを残すことができず、途中で録音が終わってしまった場合は、すぐに電話をかけ直し、「先ほどは失礼しました。お話の続きでございますが～」と一言フォローを入れてからメッセージの続きを残します。
ただ、留守電の時間が20秒～30秒もあるのに伝えきれなかった場合は、要件を整理できていない証拠ですので、次回からは留守電の残し方を工夫するようにしましょう。
2度目の留守電の場合
すでに1度メッセージを残した後に再度かけ直したものの、また留守電になってしまうこともあります。
この場合は、「何度もお電話して申し訳ございません。明日の◯時ごろ改めてご連絡いたします。」と残すようにしましょう。
ポイントは、かける時間帯まで留守電に残すことです。
こちらからかけ直す予定を伝えておくと、先方もそれに気づいて予定を調整しやすいですし、難しい場合は事前にメールで知らせてくれることもあります。
かけ直した電話（折り返し電話）が留守電の場合
先方から電話をいただき、それに対してこちらからかけ直したものの留守電につながることもあります。
この場合はメッセージに〇時頃にかけ直すなどの旨を残します。
再度かけてもつながらなかった場合は、先程ご紹介したように留守電を残し、メールで要件を伝えるようにしましょう。
４．できれば気をつけたい留守電を残した後のマナー
留守電を入れた後のマナーには、「やらなければならないこと」と「できればやりたいこと」の2パターンがあります。
やらなければならないことは、就業前に要件をメールで伝えることです。
留守電では簡易的な内容しか伝えることができないため、就業前にメールで詳細を伝えておき、その後のやり取りがスムーズになるようにしておきましょう。
また、できればやりたいことは、留守電の後5分間は電話に出られるようにしておくことです。
ちょっとした離席や他の電話に対応していることが原因で電話に出られなかった場合、こちらが依頼していなくてもすぐに折り返しの連絡がくることはよくあります。
そのため、留守電を残した後の5分間は電話に出られる状況を作っておくことをおすすめします。
ただ、それを気にするあまり、電話が後回しになったり、他の業務が滞ってしまうのは本末転倒ですので、意識する程度に留めておくと良いでしょう。
５．まとめ
留守電のメッセージは端的に伝えることが鉄則です。
今回ご紹介したポイントを押さえておくことで、メッセージを残した後のやり取りも円滑に進めることができるでしょう。
