問題点の「見える化」が組織マネジメント活用のカギ

「自分がマネジメントしているチームの業績が芳しくないが、どこに問題点があるのかわからない。」と言った悩みを抱え、日々マネジメントに勤しむ管理職も少なくないのではないでしょうか。

実際にチームが抱える問題点から課題を明確にし、解決しなければ業績を挙げることは困難ですし、ひいては会社全体の成長につなげることもできません。

そこで今回は、チームの抱える問題点を見える化するフローと、課題解決に組織マネジメントを取り入れるメリットをご紹介します。

１．組織マネジメントと問題点の関係

組織マネジメントは、チームをスムーズに運営するためのマネジメント手法です。導入することで、生産性が向上するなどチームにさまざまなメリットをもたらしますが、チームが抱えている問題点が明確化していないと、思うような成果を挙げることはできません。

ここで言う問題点とは、日標と現状のギャップであり、解決すべき事柄である「問題」の中から、解決できる、もしくは解決する必要があるものを言います。

問題点には、想いや熱意など目に見えない「やりたいこと」ではなく、具体的な数値で表現される「やるべき問題」を選ぶ必要があり、それを明確にしないと組織マネジメントは形骸化するだけで、決してうまく機能することはないでしょう。

次の章では、組織マネジメントを有効に機能させるために必要なチームの問題点を見える化する方法をご紹介します。

２．チームの問題点を見える化するフロー

まず、チームが抱える問題点を明確化するには、以下のフローを踏んでいく必要があります。

①.現状を把握する
②.目標を設定する
③.問題を浮き彫りにする
④.問題点を深掘りする
⑤.課題を明確化する

①.現状を把握する

まずは、チームの業務内容やメンバーの業務内容、量、能力といった、チームを構成している要素の現状を一つ一つ把握しましょう。

その際は、先入観を持った判断や勘・経験だけに頼った感覚的な判断は避け、事実やデータに基づいて分析すると、正確な現状を把握することができます。

②.目標を設定する

チームの現状を正確に把握したら、次はチームとしての目標を設定します。

目標設定のコツは、数値など具体的な指標を示すことです。営業であれば売上や訪問件数など目標設定は容易ですが、バックオフィスや補佐がメイン業務のメンバーにも、具体的な数値目標を立てる必要があります。

上手く数値目標を設定できない場合は、30分かかっている業務を20分に圧縮するなど、時間目標を利用すると、設定しやすくなります。

具体的な目標を立てることで、次のフローにおける問題も具体的なものが挙がるようになります。

③.問題を浮き彫りにする

目標を設定すると、同時にそれを達成するうえで支障となる問題も浮き彫りとなります。

例えば、管理職含めて5人の営業チームという現状で、「チームで4月の訪問件数100件」と設定した場合、「現在の月の平均訪問件数は50件前後で、目標に対して50件不足する」といった問題が見えてきます。

④.問題点を深掘りする

最も重要なのは、問題がわかったところで、そこから改善可能なこと、手を打つことができる問題点を深掘りすることです。

例えば、先ほどの「現在の月の平均訪問件数は100件前後で、目標に対して50件不足する」という問題を例にすると、「目標に対して人員が少ない」「架電数が少ない」「雑務に訪問の時間を取られている」など原因となっている問題点にたどり着くことができます。

多数の問題点が挙がってしまう場合は、重要度や緊急度などを考慮し、解決すべき問題点に優先順位を付けると、本当に解決すべき問題点を特定することができます。

特に、チームで取り組んでいるものに関しては、メンバー全員に問題点の洗い出しと優先順位付けを行わせることで、より実態に即した深掘りができます。

⑤.課題を明確化する

最後に、問題点を踏まえてチームの課題を見つけ出します。

例えば、「そもそも架電数が少ない」という問題点に対しては、「架電数を増やすにはどのように仕事のスケジュール管理をしていけばいいのか」という課題を見つけることができます。

そして解決するために、例えば「週に1日は架電のみ実施する日を作る」といった具体的な施策に展開できるようになります。

このように、問題点を深掘りできれば、チームが業績を挙げるためにたどり着くべき最終的な課題までを明確にすることができます。

３．組織マネジメントを取り入れるメリット

問題点を見える化し、課題を明らかにして初めて組織マネジメントが有効に機能するようになります。

組織マネジメントを導入するうえで最大のメリットは、課題を解決するための具体的な施策を打ち出すことができるようになることです。

例えば、マッキンゼー社が提唱する代表的な組織マネジメントの手法「組織の7S」を用いれば、7つの経営要素から課題を分析し、さまざまな要素を考慮したうえで具体的な施策を展開することができます。

また、組織を分解して考える方法が身に付ければ、具体的な解決方法を検討するスピードも上がり、将来的にチームの規模が拡大したり、新たな課題が発生した際の対応力も身に付けることができます。

４．管理職に求められること

最後に、問題点を明確にし、課題解決につなげるまでに管理職ができることをご紹介します。

・チームの明確な目標を設定する
・問題点を判断する
・課題の解決方法を考える

チームの明確な目標を設定する

2章でご紹介したように、問題から問題点への深掘りや、課題を明確にするためのチーム目標の設定は不可欠ですが、その際管理職は、チームに対しても同様に明確な目標設定をする必要があります。

この目標設定が曖昧だと、問題以降すべての項目も曖昧なものとなり、本質的な課題解決に至らないことはもちろん、その状況が続き、チームのモチベーション低下に発展する恐れもあります。

また、目標設定する際は、管理職を含むチームメンバーそれぞれの性格や能力、特性、適性なども考慮する必要があり、しっかりとした現状把握も行うことが求められます。

問題点を判断する

チームに多数の問題点がある場合は、重要度や緊急度などを考慮し、解決すべき問題点であるか優先順位を付ける必要がありますが、この問題点の優先順位を付けるのが管理職の仕事です。

あくまで一例ですが、判断基準としては、「緊急度」「重要度」「難易度」という3つの視点で考えていくと効果的です。

「緊急度」は、施策や業務改善を実行するうえで、解決しなければ次に進めないものを優先付けするのに対し、「重要度」は施策に与えるインパクトの大きさを意味します。また、「難易度」は実行する難しさです。

例えば、メンバー間で使用しているコミュニケーションツールが煩雑であった場合、コミュニケーションに支障をきたすため、急いで統一する必要があります。

この場合、緊急度は高くなりますが、コミュニケーションツールを統一したところで、施策の実現や成功に与える影響は少ないため、重要度はそこまで高くなりません。また、実施そのものは簡単ですので、難易度は低くなります。

各判断基準は、3段階評価や5段階評価、点数で重み付けをしていきますが、運用しやすいものであればどのような方法でも構いません。

例えば、先ほどの「コミュニケーションツールが煩雑」という問題を3段階評価で決めると、緊急度「高」・重要度「中」・難易度「低」とすることができます。

課題の解決方法を考える

問題点が明確になると同時に課題も浮き彫りとなりますが、管理職は率先して組織マネジメントなどの手法を用いてチーム課題の解決方法を考えなければなりません。

あくまで一例ですが、以下の3つの視点で解決方法を検討すると、大方の課題は解決に向かいます。

・チームで解決する方法
・さらに上の管理職に相談して解決する方法
・会社全体で解決する方法

ここで大切なのは、一人で課題を抱え込まないことです。

管理職以下のチームで解決できそうな課題は、管理職が主体となって解決方法を考えますが、解決困難な課題はさらに上司に相談するか、会社全体で解決する方向で、解決方法を検討する方が賢明です。

５．まとめ

チームの抱えている問題点を可視化することで、解決すべき課題が見えてきます。

組織マネジメントの導入は、その浮き彫りになった課題の解決に効果的で、チームの課題解決はもちろん、解決によって会社全体の成長に寄与することもできます。

自分のチームの業績が伸び悩んでいる管理職の方は、まずチームに隠れている問題点を探し出すことから取り組んでみてはいかがでしょうか。